Reunionitis: menys parlar i més treballar

BarcelonaAqui no li ha passat que, just tornant de les vacances, quan per fi s’asseu al despatx per fer front a la feina acumulada, l’informen que al cap de pocs minuts comença una reunió? La reunionitis, l’excés de reunions a la feina en què es perd molt de temps i es prenen poques decisions, és un error endèmic que pateixen moltes empreses.

Potser si els alts càrrecs sabessin l’elevat cost que suposa abusar d’aquestes trobades s’ho pensarien dues vegades abans d’enviar una convocatòria. Segons dades d’un estudi fet per Atlassian -una empresa de software australiana- només als Estats Units els treballadors van assistir l’any passat a una mitjana de 62 reunions al mes (a una hora per a cadascuna). De totes aquestes hores dedicades, 31 van ser considerades una pèrdua de temps. I el pitjor de tot és que el resultat es va traduir en 33.000 milions d’euros de cost salarial perdut innecessàriament.

Itziar Luján, professora col·laboradora dels estudis d’administració i direcció d’empreses (ADE) del Campus Manresa de la UVic-UCC, posa un altre exemple que podria glaçar el rostre al director més favorable a les reunions: “Posem que cada una d’aquestes trobades té una durada d’una o dues hores i que està integrada per entre sis i vuit persones. Això suposa una pèrdua real de dues jornades laborals completes”. A més, Luján assenyala que si es parteix de la base que cadascun dels integrants a la convocatòria són directius o càrrecs intermedis amb uns salaris elevats, el malbaratament encara resulta més significatiu.

“Una reunió ineficient té costos a escala econòmica pel temps que el treballador hi ha dedicat, per la feina que es podria haver fet i pel perjudici en la seva motivació”, explica Eva Rimbau, professora d’estudis d’economia i empresa de la UOC. Però aquesta experta assenyala que no sempre són trobades improductives; quan les reunions funcionen bé i s’assoleixen millor els objectius que s’havien plantejat, els empleats se senten més capacitats i competents, i al mateix temps millora el seu compromís amb l’organització.

Un dels grans problemes d’aquest tipus de trobades és que “estan mal planificades, no tenen un enfocament concret i tampoc una estructura que garanteixi que la feina es farà”, tal com es queixava un dels enquestats de l’estudi d’Atlassian, que es va fer amb més de mil treballadors de 41 països diferents.

Saber conduir la trobada

El fet que moltes reunions acabin sent del tot improductives es deu a diversos factors que limiten que es facin bé. Per a Ceferí Soler, professor del departament de direcció de persones i organització d’Esade, un dels problemes més freqüents és que la persona que convoca la reunió no està capacitada per dur-la a terme. “Fins ara, saber conduir una reunió no ha sigut considerat per les empreses com un valor afegit, però temes com saber-ne controlar la durada són importants”, resumeix.

Hi ha una altra derivada, més de caràcter social: Soler explica que en moltes empreses hi ha persones que si no han sigut convocades pensen que la seva imatge interna se’n ressent, i per això intenten poder formar part dels assistents. Això acaba provocant que es generi una pèrdua de temps i d’energia durant la reunió, que se sol allargar de manera desmesurada. “La clau és que no tenim temps, però tampoc sabem dir que no, una cosa que hauria de saber fer el conductor de la trobada”, conclou l’expert.

Reunions a peu dret

En països del nord d’Europa o en empreses punteres com Apple o Google està molt estesa l’organització del que s’anomena stand-up meetings (reunions a peu dret). Unes trobades que solen ser diàries, duren com a màxim quinze minuts i involucren diferents membres de l’equip. El fet que es facin sense cadires ajuda que ningú no es relaxi ni entri en detalls innecessaris. A canvi, els experts asseguren que aquest tipus de trobades faciliten la transferència d’informació i la col·laboració entre els treballadors, a part d’augmentar la seva productivitat i el compromís amb l’empresa.

Consells per fer una reunió productiva

No totes les reunions són necessàriament improductives. Eva Rimbau proposa unes senzilles pautes per dur-les a terme amb èxit.

Organitzar-la bé

Distribuir l’ordre del dia amb antelació, fer explícits els objectius i comentar a cada assistent per què se’l convida i quina s’espera que sigui la seva contribució. Com a curiositat, hi ha diferents informes que indiquen que el dimarts és el millor dia per convocar una reunió, preferiblement a mig matí.

Ser puntual

Començar i acabar la trobada amb puntualitat. Per assegurar-se’n, tenir controlat abans de començar que la tecnologia funcioni adequadament.

Tenir un bon líder

El conductor ha de centrar sempre el focus de la discussió, evitar que els discursos es desviïn del tema i encoratjar la participació de tothom.

Fer un seguiment

S’ha de demostrar que la reunió ha servit per a alguna cosa i fer una acta de tots els temes tractats i acordats per fer un seguiment dels objectius que es volen assolir.